on oktober 06, 2016 Google Lifehack Gmail E-mail Marketing

De 10 beste Gmail tips

Schrijf je in om een email te krijgen bij nieuwe blogs!

Jij wilt dus een Gmail 'poweruser' worden, oftewel: Een Gmail eindbaas. Daar heb ik dé tips voor. Even geleden werd de link gedeeld naar deze infographic met 10 tips om Gmail poweruser te worden. Super handig! Deels gebruikten we deze tips al maar er zaten ook nieuwe dingen bij voor mij. Wij zijn een groot voorstander van zo pro-actief mogelijk werken, inbox zero is een van de manieren om dat te doen. Behalve het inbox zero zijn er nog veel tips die je kunnen helpen hierbij. 

Gmail is zo veel meer dan zomaar een e-mailsysteem, er zijn talloze aanpassingen mogelijk en diverse extensies die je kunt gebruiken om een echte Inbox Zero mailer te worden. Gmail kun je zo aanpassen dat het bij jouw voorkeuren past.

Met deze 10 tips en links naar handige tools ben je in no-time een Gmail eindbaas. Ik zou zeggen; open je Gmail in een tabblad ernaast en implementeer meteen alle tips! 

1. Filter je inkomende e-mails
Door automatisch diverse e-mail berichten te filteren zorg je voor instant overzicht. Wat dacht je van al die nieuwsbrieven waar je op geabonneerd bent? Kans is dat je ze misschien niet eens leest maar het wel handig voor in je archief vindt. Zo werkt het bij mij wel vaak in ieder geval. Maar ze vervuilen wel m'n inbox, daarom is een filter dé uitkomst. Je kunt er voor kiezen om alle nieuwsbrieven een eigen filter te geven, waarbij je dus mapjes krijgt per 'soort' nieuwsbrief. Je kunt ze ook - zoals ik doe - op één grote hoop gooien onder de naam 'nieuwsbrieven'. 

Het kost je even wat werk om dit bij elke inkomende nieuwsbrief te doen, maar als je het een week of twee hebt volgehouden zul je merken dat je aanzienlijk minder vervuiling in je inbox hebt en dat alle nieuwsbrieven netjes rechtstreeks naar het label 'nieuwsbrieven' gaan zonder in je inbox te verschijnen. Let wel op dat je voor deze actie alvast een label hebt aangemaakt dat 'nieuwsbrieven' heet. Die selecteer je vervolgens in het drop-down menu. Als je onderin naast de knop 'Filter maken' het hokje aanvinkt verdwijnen meteen alle gelijke e-mails zo uit je inbox naar het label. Hoppa!

2. Antwoord en archiveer tegelijkertijd
Archiveren is 'key' lijkt het op als je zo pro-actief mogelijk wilt werken in Gmail. Je wilt je e-mails wel bewaren, you never know, ze hoeven alleen niet continue aanwezig te zijn in je inbox toch? Vanuit instellingen kun je onder algemeen ervoor kiezen om de knop 'antwoord en archiveer tegelijkertijd' aan te zetten. Deze staat standaard uit. 

Nu zul je na het opslaan deze knop alleen zien verschijnen in e-mails die je rechtstreeks uit je inbox beantwoord. Reeds gearchiveerde mails zijn immers al je inbox uit. 

3. Gebruik shortcuts
Bijna alle acties in Gmail kun je met snelle shortcuts besturen. Het is natuurlijk wel zo dat het er nogal wat zijn, het vergt aardig wat uurtjes blokken om ze allemaal uit je hoofd te leren. Maar er is een truc! Als je op <Shift> en <?> klikt krijg je een semi transparante pop-up met daarin een lijst met shortcuts. Je kunt natuurlijk ook de Google help pagina bookmarken, alleen ben je dan minder snel klaar denk ik. 

Nu zul je ongetwijfeld niet álle shortcuts dagelijks gebruiken of onthouden. Zelf gebruik ik <Shift> + <Esc> graag als ik terug naar mijn inbox wil, en <⌘> + <Enter> om een e-mail te verzenden. Eerlijk gezegd is de rest teveel om te onthouden voor mij persoonlijk, maar als je een beetje handig bent in shortcuts is dit echt heel praktisch! 

4. Filter tijdens het zoeken
Door gebruik te maken van de zoekfunctie in Gmail kun je gemakkelijk en snel dat ene e-mailtje vinden wat je zocht. Als je in de zoekbalk begint met bijvoorbeeld: "subject:" en er achteraan het bedrijf, of onderwerp waarvan je iets zoekt zul je zien dat Gmail automatisch al met je meedenkt. Zo zoek ik iets van HubSpot, het weekoverzicht om precies te zijn.   

Klik op het grijze driehoekje om een menu naar beneden te laten rollen om nog meer gegevens in te vullen voor een gewenst zoekresultaat. Zo krijg je vervolgens een overzicht van de e-mails of e-mail die je zocht. Handig! 

5. Maak je eigen labels
Je kunt je labels zo instellen dat ze alleen zichtbaar worden in Gmail zodra er ongelezen e-mails in staan. Dit geeft een overzichtelijk beeld en meer rust. Als je naar de instellingen gaat kun je het knopje 'labels' vinden, als tweede links na 'algemeen'. 

Ik heb ingesteld dat je Concepten en Spam alleen ziet staan zodra er daadwerkelijk ongelezen berichten in zitten. Niet elk label op deze functie is in te stellen maar heb je wel de keuze of je bepaalde labels wel of niet wilt zien. 

6. Organiseer je folders en 'get shit done'!
Er is maar één manier die tot een werkbare 'inbox zero' weet te leiden. Zoals je misschien al gelezen hebt in de tips van Amanda Holmes om zo pro-actief mogelijk te werken, is het gebruiken van 'to-do lijstjes' in je inbox. Hoe wij zelf werken is met behulp van verschillende sterretjes en een '@wacht' label waarbij het rode sterretje voor 'urgent' staat, geel voor 'belangrijk/niet vergeten' en blauw voor 'moet ik nog wat mee doen'. het '@wacht' label gebruiken we als we een e-mail eruit gegooid hebben en vervolgens nog in de gaten willen houden. 

Via Instellingen ga je helemaal rechts naar 'Meerder Postvakken IN' en vul bovenstaande data in bij je vensters. Maar als jij zelf liever een groene ster wilt kan dat natuurlijk ook. Je begrijpt het idee. Voor het label '@wacht' is het zaak om eerst een label aan te maken. 

Vervolgens kun je bij Instellingen > Filters & geblokkeerde adressen een filter aanmaken. Het is namelijk zo dat als je bijvoorbeeld info+w@website.nl als 'van' invoert bij dit filter dat je alleen deze specifieke e-mails kunt filteren in het label '@wacht' (of geef het een naam die je zelf leuk vindt) kunt plaatsen. Dit doe je door in e-mails die je in de gaten wilt houden, bijvoorbeeld offertes die je verstuurt, een BCC toe te voegen met je info+w@website.nl e-mailadres. Gmail negeert standaard de + en alles wat hier achter staat, maar het filter ziet 'ie wel. 

Zodra je een e-mail in je inbox krijgt kun je 'm direct opvolgen (en archiveren zoals in tip 2 hebt gezien) of er een rood, geel of blauwe ster aan geven. Vervolgens selecteer je alle e-mails die je een ster hebt gegeven in je inbox en druk je op archiveer. Refresh de pagina en ineens zie je ze onder de juiste kleuren sterren hangen. Easy as sunday morning. 

7. Stuur standaard antwoorden vanuit je Gmail
E-mail voor luie mensen. Gmail noemt het niet voor niets zo, de standaard antwoorden. Wat je eigenlijk doet is een soort auto-reply instellen, maar deze kun je per situatie maken. Stel je krijgt dagelijks e-mails met aanvragen voor lezingen binnen en tegelijkertijd ook heel veel vragen die bij een collega van jou horen te liggen, dan kun je standaard e-mails aanmaken om snel te antwoorden en de ontvanger snel te helpen. 

Begin met het opstellen van een nieuwe e-mail, selecteer rechts onderin 'Standaardantwoorden' en klik vervolgens op 'Nieuw standaardantwoord'. In de pop-up die verschijnt vul je de titel in van je nieuwe standaardantwoord. Let wel: Dit is tevens de onderwerpregel van deze e-mail, gebruik dus een titel die je ontvanger ook begrijpt. 

Nu kun je eenmalig de e-mail opstellen. Ben je tevreden? Ga op nieuw naar 'Standaardantwoorden' en selecteer dan 'opslaan'. Als het goed is vraagt Gmail of je het oude bericht wilt overschrijven, hier zeg je ja op. Vanaf nu kun je bij het opstellen van een nieuwe e-mail dit als standaard bericht selecteren en meteen verzenden!

8. Negeer gesprekken
Soms krijg je van die e-mails waarin je ge-BCC't wordt maar eigenlijk heb je weinig te maken met het verhaal en is het meer omdat jij er ook iets mee te maken hebt. Dit soort ketting-emails kun je de meldingen ervan dempen, dit scheelt weer in het afleidende effect en het omzeilt je inbox ergo: inbox zero blijft van kracht. 

Selecteer het bericht dat je niet meer wilt volgen en klik vervolgens op 'Negeren' onder 'Meer'. Nu verschijnt de berichtenreeks ongelezen in 'Alle berichten' zonder dat je er last van hebt. 

9. Verzenden ongedaan maken
We hebben het allemaal wel eens meegemaakt 'Shit! De e-mail is al verzonden!' terwijl hij toch nog niet helemaal af was of je stuurt 'm per ongeluk naar de verkeerde persoon. Maak je geen zorgen je kunt met deze tip voortaan gewoon op 'ongedaan maken' klikken! Ga naar 'Instellingen' en kijk bij 'Algemeen' om deze optie als de wiedeweerga aan te vinken. De tijd kun je zelf instellen, ik vind 30 seconden wel prettig persoonlijk. 

10. Stuur gigantische bestanden... op een vriendelijke manier
Grote documenten, afbeeldingen of zelfs video bestanden nemen nogal wat ruimte in beslag. Om te voorkomen dat jij de reden bent van jouw ontvangers volle inbox is het verstandig om het 'in the cloud' te gooien. Door via je Google Drive bestanden te delen geef je eigenlijk alleen een url mee van de locatie in 'the cloud' waar je online je bestand hebt opgeslagen. Je kunt er op deze manier zelfs voor zorgen dat je ontvanger het bestand alleen mag lezen, lezen & reageren of zelfs bewerken. 

Extra: Toffe tools die Gmail nóg beter maken

  • Google Offline: Zelfs zonder internet - bestaat dat nog? - kun je op deze manier je e-mails wegwerken en verzenden op het moment dat je weer online bent. 
  • Crystal Knows: Maak een profiel op het DISC persoonlijkheids type gebaseerd. Dit helpt je om mensen te begrijpen en op de juiste manier met ze te communiceren. Het leuke is dat je er een Gmail plugin van hebt en je automatisch gegenereerde e-mails ontvangt van de persoonlijkheden met wie je in Google Calendar een afpraak hebt staan. En als je een e-mail verstuurd kun je ook tips krijgen om te zien of je op de juiste wijze communiceert met de persoon en zijn of haar DISC persoonlijkheids type. Gewoon doen, is leuk en handig! 
  • Boomerang for Gmail: Als je veel mailt met mensen in verschillende timezones of als je het prettig vindt om vooruit te werken kun je met Boomerang je e-mails inplannen. Zoals ze het zelf noemen; Gmail on steroids. 
  • HubSpot E-mail handtekening template: Maak je e-mail helemaal af met een originele, zelf op maat gemaakte handtekening met de gratis tool van HubSpot! 

Met deze tips en toffe tools kan het niet anders dat je in een Gmail poweruser bent getransformeerd nu! Heb je zelf nog een hele goede plug-in, extensie of tip om nog pro-actiever met je e-mail om te gaan? Laat 'm vooral achter in de comments of kom langs voor een kopje koffie, vinden we leuk!

Nu je de Gmail eindbaas bent ook een Inbound Marketing eindbaas worden? Gebruik onze checklist!

Ron Dukker

Ron is onze inbound marketing expert en daarmee jouw aanspreekpunt voor alles wat met het succesvol maken van jouw website te maken heeft. Online succes is zijn drijfveer en hiervoor gaat Ron tot het uiterste!

LEES MEER OVER DE ONDERWERPEN DIE JE INTERESSANT VINDT.