Het opschonen van HubSpot CRM-gegevens is een cruciale stap in het behouden van de nauwkeurigheid van gegevens, het verbeteren van de operationele efficiëntie en het maximaliseren van de waarde van HubSpot.
Het aanpakken van deze taak vereist echter zorgvuldige planning en overweging om optimale resultaten te garanderen. In dit artikel bespreken we de belangrijkste onderwerpen waar je aan moet denken als je begint met het opschonen van gegevens.
Definieer clean-up doelen
Voordat je begint is het van belang om je doelen voor de clean-up te definiëren.
Bedenk wat je wilt bereiken met de opschoning.
Wil je dubbele records verwijderen, dataformats standaardiseren, verouderde informatie bijwerken of voldoen aan de regelgeving voor gegevensbescherming? Het definiëren van je doelen zal je helpen om gefocust te blijven tijdens het proces.
Evalueer de datakwaliteit en bepaal de uitvoer
Het beoordelen van de huidige staat van de data is stap 1.
Voer een uitgebreide data-audit uit om problemen te identificeren, zoals dubbele contacten, onvolledige of inconsistente informatie, onjuiste opmaak of ontbrekende property velden bij de diverse Objecten.
Deze evaluatie helpt je om de omvang van de actie te begrijpen en de taken te prioriteren.
Vervolgens bepaal wie verantwoordelijk zijn om deze data clean-up uit te voeren.
Gebruik HubSpot’s eigen tools
HubSpot biedt verschillende functies die kunnen helpen bij het opschonen van gegevens.
Maak gebruik van functionaliteiten zoals de Duplicate Management tool om dubbele records te identificeren en samen te voegen op basis van criteria zoals e-mailadressen of bedrijfsnamen. Gebruik de filteropties met properties om via bulk-Edit grootschalige wijzigingen aan te brengen om zo efficient mogelijk te werken.
Verouderde of onjuiste informatie bijwerken
Identificeer verouderde of onjuiste informatie en stel procedures op om deze bij te werken of te verifiëren. Controleer en update regelmatig kritieke velden zoals contactgegevens, functietitels en bedrijfsinformatie.
Optimaliseer processen voor data invoer
Het voorkomen van vervuilde data in de toekomst is net zo belangrijk als het oplossen van bestaande problemen. Verbeter je data invoer processen in HubSpot door gebruikers te trainen op het belang van goede data, kwaliteitscontroles voor data in te stellen en waar nodig gebruik te maken van automatiseringstools. Maak gebruik van standaard properties tijdens het creëren van Records om menselijke fouten te minimaliseren en gegevensconsistentie te behouden.
Regelmatig onderhoud en controle
Het opschonen van de gegevens is geen eenmalige taak; het vereist voortdurend onderhoud en controle. Stel een schema op voor regelmatige gegevenscontroles en opschoning.
Bepaal of dit jaarlijks, maandelijks of zelfs wekelijks noodzakelijk is.
Net zoals we iemand verantwoordelijk maken voor de data clean-up actie, is het verstandig om ook voor de regelmatige controle iemand verantwoordelijk te maken hiervoor.