Marketing contacten in HubSpot: 5 dingen waar je op moet letten

De afgelopen jaren is HubSpot uitgegroeid tot het nummer 1 platform voor marketing, sales en service activiteiten. Toch vergeten veel bedrijven dat het juist instellen van marketing contacten binnen HubSpot van belang is om zo het meeste uit het platform te halen. 

Wat zijn marketing contacten?

Marketing contacten zijn de contacten in HubSpot waaraan je jouw marketing activiteiten wilt richten. Je kan hierbij denken aan:

• Contacten die terugkomen in workflows waar e-mails automatisch verzonden worden
• Mensen die je nieuwsbrieven of andere marketing mails wilt toesturen
• Contacten in de doelgroep voor jouw advertenties 

Het belangrijke van differentiatie in de database is het aanwijzen van contacten die wel en niet in aanmerking komen voor marketing activiteiten. Non-marketing contacten kunnen overigens wel mails ontvangen, dit gaat dan om sales mails, 1-op-1 mails, een overzicht van een afgerond chat gesprek, customer service feedback etc.

1. Hoe identificeer je marketing contacten

Om te bepalen welke contact gezien kan worden als een marketing contact is het van belang om te beginnen met wie dat niet moet zijn. Denk hierbij aan contacten die zich hebben afgemeld voor nieuwsbrieven, die niet betrokken zijn of die volgens de HubSpot score niet gekwalificeerd zijn.

 Je gaat uitzoeken welke contacten interessant zijn om actief wat te willen horen van jouw bedrijf en welke niet. Als een contact bijvoorbeeld een bepaalde actie heeft ondernomen op de website kun je ervoor zorgen dat deze contact vanaf dan marketing informatie toegestuurd krijgt.

Andere vragen om te overwegen bij het identificeren zijn:

• Naar wie stuur je marketingmails?
• Op wie zijn de advertenties gericht?

2. Contacten importeren

Allereerst is het belangrijk dat er contacten in het HubSpot portal komen te staan. Het importeren helpt bij het aanmaken van nieuwe contacten en het updaten van de huidige contacten. 

Bij het opzetten van de importlijst is het van belang om alle juiste informatie van elkaar te scheiden. Zo zijn de volgende aspecten nodig om een correcte import te krijgen:

• Contacts: ten minste één voornaam of achternaam en e-mail
• Companies: ten minste de naam van het bedrijf of company domain name. 

Nadat de importlijst is toegevoegd en de kolommen zijn aangepast naar de juiste benaming kan het importeren beginnen. Vergeet hierbij niet om het vinkje ''Set all contacts as marketing contacts'' aan te vinken als deze contacten bedoelt zijn voor marketing activiteiten.

Let op: wanneer je dit vinkje aanvinkt kun je het later niet terug veranderen naar een non-marketing contact. Daarnaast is het ook van belang om te kijken of je niet over het limiet van marketing contacts gaat.

3. Marketing contacten instellen

Voor nieuwe contacten binnen HubSpot gelden een aantal standaard instellingen. Deze instellingen kunnen verschillen door de verschillende HubSpot tools die worden gebruikt. Niet alleen kan je bij het importeren aangeven dat iemand een marketing contact is maar ook:

Contacten die via een live chat of chatbot binnenkomen worden automatisch ingesteld als non-marketing contact. Dit kun je gemakkelijk aanpassen in de instellingen per chatflow.

Contacten die worden aangemaakt door middel van een formulier. Deze contacten worden automatisch ingesteld als marketing contact. Als je dit wilt aanpassen ga je naar marketing > lead capture > forms > options en dan marketing contacts aan of uit. Als een non-marketing contact een formulier invult veranderd HubSpot automatisch dit naar een marketing contact. Andersom gebeurt dit niet.

4. Migreren van contacten uit andere apps

Wat integraties betreft, is het handig om rekening te houden met het migreren van contacten van andere apps naar HubSpot. Of dit nu GoToWebinar, Salesforce of Pipedrive is, jij kan zelf beslissen of deze contacten die binnenkomen worden gezien als marketing contacten. De standaard instelling voor marketing contacten staat in dit geval vaak uit dus deze dien je zelf aan te zetten.

5. Het gebruik van properties

Naast het gebruik van de overige properties binnen HubSpot zijn er ook vier properties speciaal gericht op marketing contacten. Deze kunnen interessant zijn om de laatste status van jouw marketing contacten te achterhalen.

• Marketing contact until next update: Deze property geeft aan of de contactpersoon een marketing of niet-marketing contact zal worden op de volgende update datum
  • Als het ja is, zal dit contact worden ingesteld als een niet-marketing contact bij de volgende update
  • Als deze property leeg gelaten wordt, zal dit contact een marketing contact blijven
• Marketing contact status: Dit geeft aan of een contact momenteel een marketing of niet-marketing contact is
  • Als het contact een marketing contact is, zal het meetellen in het aantal marketing contacten dat je kan hebben
• Marketing contact status source type: Laat zien welke tool de laatste waarde in de marketing contact status van het contact heeft ingesteld
• Marketing contact status source name: Geeft de afkomst naam van de specifieke activiteit aan waarbij de marketing contact status op is ingesteld.

Wil je meer weten over marketingcontacten en hoe jij dit het beste kan toepassen binnen HubSpot? Neem dan contact op voor meer informatie.