Een goede customer support afdeling is voor ieder bedrijf van belang. Wanneer je een klant goed en snel te woord kan staan, zijn zij vaak ook sneller tevreden - zolang de klant maar gehoord wordt. Hoe beter zij geholpen worden, hoe loyaler de klant uiteindelijk wordt.
Maar een goede customer support krijg je niet zo maar. Dit hangt af van veel verschillende factoren. Welk systeem gebruik je voor alle klachten/vragen? Hoe behandel je deze klachten/vragen en in welk tijdsbestek? Het is goed om hier over na te denken, voordat je jouw process in een systeem wilt stoppen. Gelukkig kun je met HubSpot alle kanten op. Neem bijvoorbeeld het Ticketing Systeem in HubSpot. Lees snel verder over hoe je jouw customer support hiermee kunt stroomlijnen.
HubSpot Ticketing
Met behulp van tickets kun je alle vragen van jouw klanten op één plek bijhouden en beheren. Ze fungeren als een record van alle interacties tussen de klant en jouw bedrijf. HubSpot tickets bevatten informatie zoals de datum, tijd en het type verzoek, evenals eventuele bijlagen of notities. Je kunt hier alle interactie met de klant in opslaan!
Het fijne aan HubSpot tickets is dat je ook bepaalde fases van afhandeling kunt aanmaken. Zo creëer jij overzicht in het behandelen van jouw tickets. Je kunt het proces ook automatiseren met behulp van workflows en een supportformulier.
Voordelen van HubSpot tickets
Natuurlijk zitten er ook vele voordelen aan het gebruik van HubSpot tickets. Naast dat je alle vragen en klachten in een mooi overzicht kunt plaatsen, is er ook veel mogelijk in het aanbrengen van prioriteiten van je tickets. Zo kun je gebruik maken van:
- Ticket tags - Deze kun je instellen om je teams te helpen snel de belangrijkste tickets in je pijplijnen te identificeren
- Standaard property die prioriteit aangeven - Kies uit High, Medium of Low priority.
- Eigen aangemaakte properties die jouw tickets categoriseert op basis van urgentie of onderwerp.
Alles op één plek
Naast het fijne overzicht wat je krijgt bij het gebruik van HubSpot tickets, is het ook fijn dat alle tickets op één plek worden verzameld. Dit zorgt er namelijk voor dat je jouw mailbox niet meer elke dag hoeft te controleren of dat je wel alle vragen hebt beantwoord. Deze statussen worden automatisch bijgehouden in HubSpot, namelijk op basis van het verzenden of ontvangen van een e-mail antwoord. Doordat je dit process niet meer handmatig hoeft bij te houden, verlaag je ook de kans van het niet beantwoorden van tickets. Ook omdat de rest van jouw team ook de status kan zien.
Daarnaast kun je in HubSpot ook gebruik maken van het automatisch toewijzen van tickets. Zo zorg je er voor dat geen enkel ticket zonder ticket owner komt te zitten, en dat de tickets eerlijk verdeeld worden in het team. Ook deze manier van automatiseren zorgt voor het verlagen van reactietijden en het verhogen van efficient werken.
Verbeteren van de klantervaring
HubSpot slaat de geschiedenis van voorgaande vragen/klachten van de klant op. Zo weet jij precies wat er voorafgaande keren is besproken met deze klant, en hoe er destijds gehandeld is. Mocht de klant ietwat ontevreden zijn geweest de vorige keer, dan weet je dat er nu werk aan de winkel is om de klant te voorzien van een perfecte service! Hierdoor kun je ook persoonlijker met de klant omgaan, zodat de klant zich meer gehoord voelt.
Tot slot, het grootste voordeel is natuurlijk: Tickets zijn onderdeel van HubSpot Service Hub, dat weer naadloos samenwerkt met andere tools van het HubSpot CRM. Support teams hebben ten alle tijden toegang tot klantinformatie en overige context, alles wat helpt voor een betere klantervaring!
Wil jij meer weten over het inzetten van tickets voor jouw bedrijf? Stuur ons dan een bericht.
Zo automatiseer je jouw klantenservice!
Hoe zet je customer feedback slim in voor jouw bedrijf?
